Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von den Mitarbeitern ab, die an ihm arbeiten. Eine große Verantwortung trägt hierbei der Team-Manager, der für die Planung und Koordination zuständig ist. Damit der Büroalltag möglichst produktiv ist, muss die Auswahl der Tools besonders sorgfältig getroffen werden. Team-Managern stehen heutzutage eine Vielzahl an digitalen Anwendungen und Applikationen zur Verfügung, was Entscheidung nicht unbedingt leichter macht. Wichtig ist vor allem, dass die Softwarelösungen Arbeitsprozesse vereinfachen, damit personelle Ressourcen dort verfügbar sind, wo sie wirklich gebraucht werden. Alle Must-haves im Überblick.

Neue Herausforderungen durch hybride Arbeitsmodelle

Die Homeoffice-Pflicht während der Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in vielen Bereichen ziemlich auf den Kopf gestellt und den Büroalltag nachhaltig verändert. Selbst nach Aufhebung der Maßnahmen haben viele Unternehmen flexible Arbeitsmodelle beibehalten. Aktuelle Umfragen zeigen, dass rund 47 Prozent der Arbeitgeber eine hybride Arbeitsortwahl anbieten. Die Mitarbeiter dürfen in diesen Fällen an mehreren Tagen in der Woche im Homeoffice arbeiten, sofern sie möchten. Das hat selbstverständlich massive Auswirkungen auf die Organisation eines Teams. Führungskräfte müssen sich deshalb noch stärker auf digitale Lösungen einlassen, damit der Workflow unabhängig des Arbeitsortes einzelner Teammitglieder gewährleistet bleibt.

Kommunikation und Projektmanagement

Kommunikation ist der Schlüssel zu einem gelungenen Projektmanagement und damit zum Erfolg. Ganz oben auf der Prioritätenliste stehen daher Software-Tools, die den reibungslosen Austausch sicherstellen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach miteinander zu kommunizieren und Ideen auszutauschen. Eine effektive Kommunikation fördert auch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, was dazu beitragen kann, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Effizienz eines Teams zu steigern. Durch die Nutzung von Audio- und Video-Chatfunktionen können Mitarbeiter auch aus der Ferne zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen, ohne dafür im selben Raum zu sein zu müssen. Meetings lassen sich so selbst mit einem hybrid arbeitenden Team ohne große Hürden abhalten.

Ein großer Vorteil beliebter Applikationen wie Slack, Microsoft Teams oder Skype ist, dass diese auch für mobile Endgeräte verfügbar sind. Selbst von unterwegs aus können Personen daher an Konferenzen teilnehmen. Lediglich eine stabile Internetverbindung wird vorausgesetzt. Viele Programme bieten praktische Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools, sodass es beispielsweise möglich ist, Meetingtermine zu importieren. Mit einer gute Projektmanagement-Software wie Asana, Trello oder Microsoft Planner können Teams außerdem, Aufgabenlisten erstellen und zuweisen, Termine und Fristen setzen oder den Fortschritt von Projekten verfolgen. Wichtig ist die richtige Kombination aus Kommunikations- und Projektmanagement-Software.

Rechnungsstellung und Buchhaltung

Natürlich ist ein gut laufendes Büro auch auf eine funktionierende Buchhaltung angewiesen. Moderne Buchhaltungssoftware ist sehr umfangreich ausgestattet und kann für deutlich mehr Aufgaben eingesetzt werden als nur zur Rechnungserstellung. Eine gute Softwarelösung für das Rechnungswesen erleichtert die Verwaltung von Finanzdaten, Rechnungen und Budgets. Ebenso ermöglicht sie es Zahlungen verzögerungsfrei zu verfolgen. Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen für die Buchhaltung, die sich wiederholende Buchhaltungsaufgaben automatisiert, wodurch viele Arbeitsprozesse deutlich schneller erledigt sind. Bei der Auswahl der passenden Anwendung sind der Funktionsumfang und die Konnektivität entscheidend.

So sollte der Steuerberater beispielsweise über einen eigenen Zugang verfügen. Im Idealfall stellt die Software auch alle wichtigen Daten für die Steuererklärung in aufbereiteter Form bereit. Eine professionelle Buchhaltungssoftware erfüllt zudem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD), wodurch die Anwender rechtssicher arbeiten können.

Datei-Verwaltung und Cloud-Dienste

Eine gute Datei-Management-Software ist ein weiteres wichtiges Tool für das Büromanagement, da sie das Speichern, die Organisation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien vereinfacht. Mit einer zuverlässigen Datei-Management-Software wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive können Mitarbeiter Dokumente schnell, einfach sichern und teilen, was viel Zeit spart. Eigentlich alle heutzutage genutzten Datei-Verwaltungssysteme sind an Cloud-Dienste gekoppelt. Diese ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Dateien und erlauben die ortsunabhängige Zusammenarbeit in Echtzeit.

Wichtig ist es, bei der Auswahl der richtigen Software auf zuverlässige Sicherheitsfeatures zu achten. So verhindern mehrstufige Authentifizierungsverfahren den unautorisierten Zugriff auf die Daten des Unternehmens durch Unbefugte. Da die Daten auf externen Servern gespeichert werden, ist man zudem bestens für den Ernstfall gerüstet. Sollte das Unternehmensnetzwerk aus technischen Gründen oder wegen eines Cyberangriffes nicht verfügbar sein, kann das Team über die Cloud-Dienste trotzdem weiterarbeiten.

IT-Sicherheit

Insbesondere weil moderne Büros so stark von digitalen Prozessen abhängig sind, muss für die Sicherheit gesorgt sein. Schadsoftware und Hacker sind nämlich längst nicht mehr nur für große Konzerne ein Problem, die Gefahr für mittelständische Betriebe und Startups ist sogar besonders groß. Eine erfolgreiche Attacke auf die digitale Infrastruktur des Büros kann nicht nur finanzielle Auswirkungen haben, sondern auch die Kundenbeziehungen und das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen. Cybersicherheit im Büro umfasst den Schutz von Computersystemen, Netzwerken und Daten vor Bedrohungen und Angriffen durch Cyberkriminelle.

Eine zuverlässige Sicherheitsstrategie ist deshalb breit aufgestellt und umfasst den Einsatz von Antivirensoftware, Firewalls, Verschlüsselungstechnologien, regelmäßigen Sicherheitsupdates, Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter für Cyberbedrohungen sowie die Erstellung von Notfallprotokollen. Die Software-Tools haben dabei vor allem zwei Aufgaben: Den Zugriff auf sensible Daten durch Unbefugte zu verhindern und die Netzwerkaktivitäten zu überwachen. Immer mehr Sicherheitsanwendungen greifen hierfür auf die Mustererkennung von KI-Modellen zurück, wodurch Unregelmäßigkeiten oft schon auffallen, bevor es zum Ernstfall kommt.