Buchhalterische Herausforderungen in der Selbständigkeit
Die Selbständigkeit eröffnet für viele Menschen die attraktive Chance, seinen eigenen beruflichen Erfolg samt persönlicher Verwirklichung in die Hand zu nehmen. Doch zwangsläufig bringt die neu gewonnene Freiheit auch Verantwortung mit sich, schließlich müssen gesetzliche Aufgaben und Anforderungen gemäß der Buchführungspflicht erledigt werden.
Zwar ergeben sich hier mit Blick auf Freiberufler, Kleingewerbetreibende und eingetragene Kaufleute deutliche Unterschiede, dennoch sollten alle geschäftsrelevanten Vorfälle während des Jahrs sorgfältig dokumentiert werden, um am Ende des Geschäftsjahres nicht unnötig viel Arbeit investieren zu müssen. Eine professionelle und funktionsstarke Buchhaltungssoftware erweist sich in diesem Sinne als verlässliche Hilfestellung sowie als nützliche und aktuelle Informationsquelle.
Buchhaltung in der Selbständigkeit: Grundsätzliche Unterschiede
Hier muss mit Blick auf die Pflicht zur doppelten Buchführung differenziert werden, von der Freiberufler und Kleingewerbetreibende (jährlicher Gewinn nicht größer aus 50.000 Euro) ausgenommen sind. Für diese Gruppen von Selbständigen reicht im Grunde genommen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung bei der jährlichen Steuererklärung. Natürlich müssen Rechnungen geschrieben und ordnungsgemäß dokumentiert werden, ebenso Quittungen, um ggf. Aufwendungen gegenüber dem Finanzamt geltend machen zu können.
Anders verhält es sich bei der Gründung einer GmbH oder bei einem eingetragenen Kaufmann. Hier fallen deutlich mehr formale Aufgaben an, die ein gewisses Fachwissen voraussetzen.
Grundwissen zur Buchhaltung und notwendige Vorkenntnisse
Per Gesetz sind außer Freiberuflern und von der Umsatzsteuer ausgenommenen Kleingewerbetreibenden alle anderen Selbständigen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese ist gemäß Paragraf 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) strikt nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu handhaben, sodass sich ein Außenstehender schnell einen Überblick über die finanzielle Situation machen kann. Alle Geschäftsvorfälle müssen auf Aktiv- und Passivkonten im Soll und Haben gebucht werden, in diesem Sinne werden alle Zahlungsströme dokumentiert.
Grundsätzlich gilt, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf. Je nach Branche bzw. Unternehmensspezifika kommen verschiedene Kontenrahmen in Betracht, um alle Vorfälle wie etwa Warenbestandsveränderungen buchhalterisch zu dokumentieren. Nicht zu vergessen sind Unterkonten für die abzuführende Umsatzsteuer bzw. die zurückerstattbare Vorsteuer. Schon ein Blick auf die Grundzüge der doppelten Buchführung zeigt, dass diese Materie recht komplex ist. Insofern kann eine moderne Softwarelösung durch vorgefertigte Kontenrahmen und die Überprüfung von Buchungen einen wichtigen Beitrag zur korrekten Buchhaltung leisten. Diese ist die Grundlage für einen schnellen und reibungslosen Jahresabschluss, im Zuge dessen alle Konten abgeschlossen und mit der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Bilanzerstellung abgeschlossen werden.
Neben den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung sind auch alle Pflichten bzw. Vorgaben für die Aufbewahrung und Archivierung von Belegen zu beachten, da diese auch zu einem späteren Zeitpunkt auf Verlangen vorgezeigt werden müssen. Zudem birgt eine professionell geführte Buchhaltung ein großes betriebswirtschaftliches Potenzial, um die Geschäftsentwicklung in die richtige Richtung lenken zu können. Neben abzuführenden Steuerlasten kann auch das Forderungsmanagement wesentlich effektiver und schneller gestaltet werden, ein geordnetes Buchhaltungssystem ermöglicht jederzeit einen Überblick über laufende Kosten und Ausgaben, Lagerbestände sowie Kapitalressourcen auf Eigenkapitalkonten.
Insofern sollte die Buchhaltung in der Selbständigkeit keineswegs nur als lästige Pflichterfüllung, sondern auch als Instrument zur zielorientierten Unternehmensführung verstanden werden. Eine funktionsstarke Softwarelösung ermöglicht es dabei, zahlreiche Aufgabenbereiche effizient zu steuern:
Anwendungsgebiete von Software im Bereich der Buchhaltung
- Soll/Haben Buchungen auf den zutreffenden Konten
- Prüfung der Buchungen auf Konsistenz
- Beschleunigung des Jahresabschlusses
- professionelle Abwicklung der Lohnbuchhaltung für etwaige Beschäftige
- Controllingfunktionen zur Unternehmenssteuerung
- Überwachung des Zahlungsverkehrs (Forderungsmanagement)
- Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt
- Aktualität und nutzbares Fachwissen sorgen für Rechtssicherheit
Für wen lohnen sich softwarebasierte Buchhaltungsprogramme
Für alle Selbständigen bzw. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind und per Gesetz zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, erscheint eine professionelle Buchhaltungssoftware als sinnvolle Hilfestellung, um alle Geschäftsprozesse dokumentieren zu können und um vor allen Dingen am Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss korrekt und ressourcenschonend durchführen zu können. Ausführlichere Informationen zum Thema Buchhaltungssoftware finden Sie etwa auf dem Fachportal buchhaltungssoftware.com. Für eine vergleichende Diskussion um einschlägige Buchhaltungsprogramme sei zudem auf diesen Artikel verwiesen.
Fazit und Ausblick
Die grundlegenden Betrachtungen zu den Anforderungen in punkto Buchhaltung in der Selbständigkeit haben verdeutlicht, dass es sich um eine komplexe Materie handelt, die ein gewisses Fachwissen samt Erfahrungswerten erfordert. In dieser Hinsicht erweisen sich Buchhaltungsprogramme als große Hilfestellung, da sie neben praktischen und verlässlichen Funktionen auch Fachwissen (etwa im Rahmen von Hilfefunktionen) zur Verfügung stellen. Und nicht zuletzt sorgt die ständig angepasste Aktualität für ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Rechtssicherheit.
